11 Стратегии изменения способа электронной почты

11 Стратегии изменения способа электронной почты
Управление электронной почтой может быть сложной задачей. Он может украсть время из более важных задач и даже унывать мозг. Исследование, проведенное в Университете Лондона, показало, что те, кто постоянно проверяет свое электронное письмо, могут видеть падение IQ на 10 пунктов, более крутое падение, чем от курящего горшка.

Управление электронной почтой может быть сложной задачей. Он может украсть время из более важных задач и даже унывать мозг. Исследование, проведенное в Университете Лондона, показало, что те, кто постоянно проверяет свое электронное письмо, могут видеть падение IQ на 10 пунктов, более крутое падение, чем от курящего горшка. Не только это, по некоторым оценкам, компании могут потерять 650 миллиардов долларов ежегодно благодаря ненужному беспорядку в почтовых ящиках. Итак, что вы можете сделать, чтобы предотвратить эту потерю времени, денег и мозговой силы? Вот 11 стратегий, чтобы вернуть контроль.

1. Сделайте короткие сокращения. Напишите шаблонные ответы, которые можно легко обновить, чтобы оптимизировать процесс ответа. Например, в Google Labs предлагается вариант «Консервированные ответы». Чтобы создать готовые ответы, которые работают на вас, подумайте, «кто-нибудь снова задаст мне этот вопрос», когда вы напишете письмо. Некоторые эксперты по производительности даже сохраняют их как подписи, к которым они могут получить доступ, находясь в офисе или в дороге.
Подробнее: 6 Испытания, протестированные с помощью битвы, для завершения перегрузки электронной почты

2. Напишите лучшие сюжетные линии. Добавьте глагол в строку темы - подтвердите, обсудите, просмотрите - чтобы лучше помочь получателю понять, что им нужно делать. Эта тактика поможет подорвать действие и держать вас в курсе, когда вы пишете. Убедитесь, что он удобен для поиска. Спросите себя: есть ли в этой строке темы ключевые слова, которые вам понадобятся, чтобы легко найти ее в будущем?
Подробнее: Целевая задача по улучшению ответов на электронную почту с помощью этого умного набора Shift
3. Держите его просто . Эксперт по производительности Джейсон Уомак предлагает вам сохранить электронную почту по одной теме. Он говорит, что люди отвечают только тогда, когда у них есть ответы на все вопросы, которые они задают, поэтому более простое электронное письмо может обеспечить более быстрый ответ.
Подробнее: Как вернуть их к электронной почте назад

4. Магия пять предложений-электронной почты. Эффективное электронное письмо ответит на эти вопросы - кто вы? Что ты хочешь? Почему ты спрашиваешь? Почему я должен помогать? Что дальше? Если можно, попробуйте сохранить свои заметки до пяти предложений или даже трех или четырех. Ограничение себя поможет вам сосредоточиться на том, что важно.
Related: Product Life Lifesaver: 5-Sentence Email

5. Назначьте время. Отключите свои оповещения, чтобы увидеть, сколько вы делаете, когда вы не постоянно просматриваете свой почтовый ящик. И установите таймер. Эксперты рекомендуют вам проверять электронную почту всего 2-4 раза в день, читая электронную почту всего за 45 минут сеанса.
Связано: Приручите E-mail Beast

6. Сам BCC. Нужно отслеживать ваше наблюдение? Подумайте, BCC-ing себя на этих электронных письмах, а затем переместите их в папку с надписью & ldquo; Follow up. & Rdquo; Проверьте только эту папку вместо своего почтового ящика, чтобы оставаться на вершине работы, которую нужно выполнить, чтобы вы не отвлекались.
Связанный: Как использовать BCC для организации электронной почты
7. Текст, чат или вызов.
Когда обсуждение приводит к более чем двум электронным письмам, заберите телефон или зайдите в чат . Дайте номер, чтобы указать людям, которым вы доверяете, для передачи срочных сообщений, особенно если вы не в офисе.
Подробнее: Gmail взломает ваш бизнес. Дополнительная производительность. Когда звонить, а не по электронной почте.

8. Обучайте своих коллег. Если разговор завершен, напишите «no reply needed», чтобы предотвратить появление большего количества писем в вашем поле. Напрягите, чтобы сотрудники не чувствовали необходимости отвечать на почту, когда они не могут лучше ответить на вопрос.
Связанный: Приручите E-mail Beast

9. Не отвечайте . Ответьте только тогда, когда это необходимо, и не обрабатывайте сначала несрочные электронные письма. И не отвечайте, если «спросить» не ясно. Вы не должны терять время, пытаясь понять запрос, который не был хорошо продумано для начала.
Связанный: технология убивает вашу производительность?

10. Автоматизируйте все. Отказаться от нежелательных информационных бюллетеней, автоматически перенаправить других в определенные папки и перенести все, что вам не нужно немедленно в архив. Используйте инструменты, такие как календарь Google, чтобы планировать встречи, устраняя необходимость в бесконечном & ldquo; когда вы свободны & rdquo; цепочки электронной почты.
Связанные: Потрясающие советы по производительности, чтобы сделать вашу неделю триумфом

11. Будьте бдительны. Храните только два типа писем в папке «Входящие»: те, которые вы еще не читали, и те, которые вам нужны. После того, как вы сократили свой почтовый ящик, вы можете сфокусироваться только на сообщениях, относящихся к тому, над чем вы сейчас работаете.
Связанные: 5 Методы приручения вашего переполненного почтового ящика электронной почты